Załatwianie spraw formalnych w różnego typu instytucjach zazwyczaj wiąże się z koniecznością kierowania do nich pism urzędowych. Dobrze więc jest wiedzieć dokładnie, jak napisać wniosek, podanie czy prośbę.
Każde pismo urzędowe, niezależnie od jego formy i treści, powinno zawierać szczegółowe dane na temat osoby zwracającej się do urzędu. Są to: imię i nazwisko, dokładny adres zamieszkania z podaniem kodu pocztowego miejscowości, numer telefonu, adres e-mail. W pismach do sądu dodatkowo zamieszcza się numer sygnatury toczącej się sprawy.
Wszystko to należy wpisać w lewym górnym rogu kartki formatu A4. Po prawej stronie u góry wpisuje się miejscowość i datę. Poniżej powinna się znaleźć pełna nazwa urzędu z określeniem w jakiej miejscowości jest jego siedziba.
Powyższe wymogi są obligatoryjne, różnice są w tym jak napisać wniosek, odwołanie od otrzymanej decyzji, prośbę lub projekt umowy. Charakter tego pisma należy określić na wstępie i jego tytuł wpisać pod danymi petenta i adresata.
O tym jak napisać wniosek decyduje rodzaj sprawy, z którą interesant zwraca się do urzędu. Zawsze trzeba dokładnie określić czego wniosek dotyczy. Dobrze jest jeśli można również podać odpowiedni aktualny przepis z kodeksu prawa cywilnego lub administracyjnego, na podstawie którego wniosek jest sformułowany. Czasem stawia się wniosek w oparciu o statut organizacji lub system przepisów wewnętrznych firmy.
W treści pisma powinno się na wstępie znaleźć sformułowanie „Wnoszę o…” Następnie należy dokładnie określić przedmiot sprawy. Istotnym fragmentem wniosku jest jego uzasadnienie. Zawiera ono powód ,dla którego kierowany jest wniosek, czyli opis konkretnej sytuacji podkreślającej zasadność wniosku. Uzasadnienie powinno być konkretne i zwięzłe. Nie można się nadmiernie rozpisywać, bo wtedy w zalewie słów ginie istota rzeczy.
Czasem jednak niezbędne jest przytoczenie całego szeregu argumentów w celu naświetlenia szerszego kontekstu sprawy. Może to mieć duże znaczenie dla decyzji organu rozpatrującego wniosek. Jest to też przydatne w sytuacji gdy mógłby być on odrzucony. Decydent musiałby w uzasadnieniu odnieść się do wszystkich kolejnych argumentów, więc im jest ich więcej, tym większa szansa na akceptację wniosku.
W zakończeniu wniosku winny znajdować się informacje o tym, do kogo składane jest pismo i jego kopie oraz wyszczególnione kolejno załączniki składane wraz z wnioskiem. Pod tym wszystkim składa się własnoręczny podpis.
Szczególne obwarowania formalne mają wnioski kierowane do sądu. Przede wszystkim muszą zawierać podanie podstawy prawnej zaczerpniętej z wiarygodny i pewnych źródeł. Jeśli wniosek dotyczy powołania świadków, należy podać ich pełne dane, a gdy jest to np. wniosek o dopuszczenie dowodów z pism, powinny się one znaleźć w załączniku do wniosku.
Jeśli ktoś nie wie jak napisać wniosek, może skorzystać z gotowych formularzy znajdujących się w siedzibach urzędów lub na stronach internetowych. Jest to duże ułatwienie, bo wypełnia się rubryki posiłkując się zamieszczoną instrukcją. Uwaga – pobrane z Internetu wzory formularzy użyte do składania pism urzędowych muszą pochodzić z oficjalnej strony instytucji. Korzystanie z porad na różnych forach internetowych może doprowadzić do błędnego skonstruowania wniosku.
Każdy wniosek powinien być sformułowany poprawnie zarówno pod względem merytorycznym jak też formalnym. Treść powinna wyczerpująco opisywać problem, ale tekst nie może być zbyt długi, rozwlekły i zawierający elementy mało istotne. Należy w miarę możliwości używać języka urzędowego uwzględniającego prawidłowe nazwy czynności i procedur. Nawet jeśli ktoś nie ma takiej umiejętności, powinien chociaż zadbać o poprawność językową tekstu pod względem gramatyki i stylistyki.
Ważna też jest estetyka składanych do urzędu pism. Nie jest wymagane aby były one sporządzane w programach edycyjnych komputera lub na maszynie do pisania. Jeśli pisane są ręcznie, bezwzględnie powinno to być pismo czytelne i schludne – bez pomyłek i skreśleń. Kartka musi być w wymiarze standardowym dla urzędów, czyli w formacie A4. Załączniki przypina się spinaczami lub zszywkami.
W ostatnim czasie wiele spraw załatwia się drogą e-mail, zawsze jednak trzeba uwzględniać cały szereg obowiązujących kanonów.
Powyższe zasady są bardzo ogólnymi wskazaniami dotyczącymi korespondencji pisemnej z instytucjami i urzędami. Ale jak napisać wniosek z uzasadnieniem dającym szansę na akceptację, każdy może zdecydować według własnej pomysłowości, kreatywności i inwencji.
